Viele Mitarbeitende verbringen täglich einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit, eingehende E Mails zu lesen und darauf zu reagieren.

• Anfragen von Kunden

• Rückfragen von Kollegen

• Angebotsanfragen

• Terminanfragen

• Problemmeldungen

Oft entsteht dabei ein kleines Problem. Die eigentliche Information steht irgendwo im Text, doch bevor man antworten kann, muss man erst verstehen:

• Worum geht es genau

• Welche Informationen werden verlangt

• Welche Antwort ist angemessen

Genau hier kann KI unterstützen, nicht indem sie automatisch antwortet, sondern indem sie hilft, eine eingehende Nachricht schnell zu analysieren und daraus eine klare, professionelle Antwort zu formulieren.

Der wichtige Hinweis (Datenschutz)

Bevor wir uns den Prompt ansehen, gilt ein wichtiger Grundsatz:
In vielen Unternehmen werden KI Tools derzeit noch ohne klare Regeln genutzt. Häufig greifen Mitarbeitende auf private Accounts zurück und kopieren E Mails direkt in ChatGPT.

Dabei können jedoch sensible Informationen übertragen werden, etwa:

• Namen von Kunden

• Firmenbezeichnungen

• Produktdaten

• interne Projektdetails

• Kontaktinformationen (Signatur)

Deshalb sollte man beim Arbeiten mit öffentlichen KI Systemen immer darauf achten, solche Informationen zu anonymisieren.

Eine einfache Möglichkeit hierbei ist die Nutzung von Platzhaltern.

Beispiel:

• Kundenname → XXX

• Firmenname → XXX GmbH

• Produktname → Produkt X

Diese Platzhalter können nach der Erstellung der Antwort wieder ersetzt werden mit den richtigen Daten und sollte natürlich auch nicht vergessen werden.
So bleibt der Inhalt nutzbar, ohne vertrauliche Informationen preiszugeben.

Der Analyse und Antwort Prompt

Hier ein Beispiel für einen strukturierten Prompt, den Mitarbeitende immer wieder verwenden können. Einfach als TXT Datei abspeichern und immer wieder optimieren.

Prompt Vorlage:

Du bist ein professioneller Assistent für geschäftliche Kommunikation.

Ich werde dir eine eingehende E Mail einfügen.
Bitte analysiere zuerst den Inhalt und hilf mir danach, eine passende Antwort zu formulieren.

Gehe dabei in drei Schritten vor.

1. Fasse die zentrale Anfrage der E Mail in zwei bis drei Sätzen zusammen.

2. Identifiziere die wichtigsten Punkte, auf die ich in meiner Antwort eingehen sollte.

3. Formuliere eine professionelle, freundliche und klare Antwort E Mail.

Die Antwort soll:

verständlich
strukturiert
höflich
lösungsorientiert

sein.

Wenn Informationen fehlen, stelle mir bis zu drei kurze Rückfragen, bevor du die Antwort formuliert.

Die ursprüngliche E Mail folgt jetzt:

[Hier wird die anonymisierte E Mail eingefügt]

Warum dieser Prompt gut funktioniert

Der Prompt zwingt die KI nicht sofort zu einer Antwort.

Er sorgt zuerst für:

• Verstehen

• Struktur

• Klarheit

Erst danach entsteht die eigentliche Antwort.

Das verhindert viele typische Fehler.

Beispiel aus dem Arbeitsalltag

Ein Kunde schreibt:

Guten Tag,
wir interessieren uns für Ihr Produkt XY und würden gerne wissen, ob eine Lieferung bis Ende des Monats möglich ist. Außerdem interessiert uns, ob es Mengenrabatte gibt.

Die KI erkennt sofort:

Anfrage nach Lieferzeit
Frage nach Mengenrabatt

Darauf kann dann eine klare Antwort entstehen.

Praktischer Tipp für den Alltag

Solche Prompts müssen nicht jedes Mal neu geschrieben werden. Viele Mitarbeitende legen sich dafür eine kleine Sammlung an, zum Beispiel:

• in einer TXT Datei

• in einem internen Dokument

• oder in einem eigenen Chat Projekt

So entstehen kleine Werkzeuge für den Alltag.

Einmal erstellt, können sie jederzeit per Copy und Paste genutzt werden. Es muss nicht immer gleich automatisiert werden.

Ausblick auf den nächsten Artikel

Im nächsten Teil dieser Serie schauen wir uns einen Bereich an, der im Arbeitsalltag besonders viel Zeit kostet: wiederkehrende E-Mails.
Viele Anfragen ähneln sich stark.
Kunden fragen nach Lieferzeiten, Angeboten oder weiteren Informationen zu Produkten. Mitarbeitende formulieren diese Antworten oft immer wieder neu, obwohl sich der Inhalt kaum verändert.

Mit einem einfachen Ansatz lassen sich solche E-Mails jedoch einmal sauber strukturieren und anschließend immer wieder verwenden.

Wir sehen uns im nächsten Beitrag an, wie KI dabei helfen kann, professionelle Antwortvorlagen zu erstellen, die nur noch mit wenigen Platzhaltern ergänzt werden müssen.

So entsteht aus einzelnen E-Mails Schritt für Schritt ein kleines Werkzeug für den Arbeitsalltag.

Unterstützung bei der Einführung im Unternehmen

Die Beispiele in diesem Beitrag zeigen, wie KI bereits mit einfachen Mitteln im Arbeitsalltag unterstützen kann. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass ohne klare Struktur, klare Regeln und eine sinnvolle Einführung schnell Unsicherheit entsteht.

Wenn Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen geordnet angehen möchten, unterstütze ich Sie gerne bei Analyse, Strukturierung, Schulung und der Entwicklung sinnvoller Anwendungsfälle.

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