Workflows
Teil 1 - KI im Arbeitsalltag – Praxis Prompts
Der Analyse Prompt für den Arbeitsalltag
7 min read
Viele Mitarbeitende nutzen ChatGPT bereits im Arbeitsalltag.
Man schreibt damit eine E Mail, lässt sich eine Information zusammenfassen, oder stellt eine schnelle Frage zu einem Thema.
Und ehrlich gesagt ist das ein guter Anfang. Denn viele entdecken im Alltag sehr schnell, wo KI helfen kann.
E Mails formulieren
Dokumente zusammenfassen
Informationen recherchieren
Texte strukturieren
Das Problem ist selten die Nutzung, sondern das Problem ist die fehlende Struktur.
In vielen Unternehmen nutzt jeder Mitarbeitende ChatGPT ein wenig anders.
Einige experimentieren, andere nutzen es gar nicht und oft weiß niemand genau
wo KI wirklich Zeit spart
welche Anwendungen sinnvoll sind
wie Ergebnisse geprüft werden sollten
So entsteht Nutzung aber noch kein echter Nutzen.
Ein sinnvoller erster Schritt ist deshalb überraschend einfach.
Man erklärt ChatGPT zunächst den eigenen Arbeitsalltag.
WARUM EIN ANALYSE PROMPT DER BESTE EINSTIEG IST
Die meisten in einem Unternehmen beginnen beim Thema KI sofort mit Tools, Plattformen oder Automatisierung.
Doch in der Praxis zeigt sich immer wieder etwas anderes.
Der größte Hebel liegt oft nicht in der Technik sondern im Verständnis des eigenen Arbeitsalltags.
Wenn Mitarbeitende klar beschreiben welche Aufgaben sie täglich erledigen, welche Herausforderungen entstehen
und wo Zeit verloren geht, kann ChatGPT erstaunlich präzise Vorschläge machen, wo Unterstützung möglich ist.
Dieser Ansatz hat einen entscheidenden Vorteil:
Er beginnt nicht bei der Technologie, sondern er beginnt beim Menschen und seiner Arbeit.
DIE 5W METHODE FÜR KLARE KI ANFRAGEN
Ein sehr hilfreiches Prinzip für gute KI Prompts ist die sogenannte 5W Struktur.
Diese Methode wird seit vielen Jahren im Journalismus und in der Problemanalyse genutzt.
Sie hilft dabei, Informationen klar und verständlich zu beschreiben.
Die fünf Fragen sind:
Wer
Was
Wo
Warum
Wie
Wenn du diese Fragen beantwortest, versteht ChatGPT deutlich besser, worum es in deinem Arbeitsalltag wirklich geht.
Zum Beispiel:
Wer arbeitet mit ChatGPT?
Ein Mitarbeiter im Vertrieb oder im Projektmanagement.
Was gehört zu den täglichen Aufgaben?
E Mails schreiben, Kundenanfragen beantworten, Dokumente erstellen.
Wo findet diese Arbeit statt?
Zum Beispiel im Vertrieb, in der technischen Abteilung oder im Einkauf.
Warum entstehen dabei Herausforderungen?
Viele Anfragen, Zeitdruck, unübersichtliche Informationen.
Wie sieht der typische Arbeitsablauf aus?
Anfrage prüfen, Informationen sammeln, Antwort formulieren, Dokument erstellen.
Diese Struktur hilft ChatGPT dabei, deinen Arbeitsalltag besser zu verstehen und gezieltere Vorschläge zu entwickeln.
DER ERSTE ANALYSE PROMPT FÜR DEN ARBEITSALLTAG
Diesen Prompt kannst du direkt ausprobieren.
Er hilft ChatGPT dabei, deinen wirklichen Arbeitsalltag zu verstehen und konkrete Vorschläge zu entwickeln wo du ihn gezielt optimieren kannst.
Prompt:
"Ich arbeite in folgendem Bereich
[Branche oder Abteilung]
Meine Position ist
[Position]
Ein typischer Arbeitstag besteht aus folgenden Aufgaben
[3 bis 6 Aufgaben beschreiben]
Meine größten Herausforderungen im Arbeitsalltag sind
[Probleme beschreiben]
Analysiere meine Antworten und schlage konkrete Möglichkeiten vor, wie ChatGPT mich in meinem Arbeitsalltag unterstützen kann.
Strukturiere deine Antwort in einer Tabelle mit folgenden Spalten
Aufgabe
Mögliche Unterstützung durch ChatGPT
Beispiel Prompt
Nutzen oder Zeitersparnis"
WAS OFT PASSIERT, WENN MAN DIESEN PROMPT NUTZT
Viele sind überrascht, was dabei herauskommt.
ChatGPT erkennt oft sehr schnell typische Muster im Arbeitsalltag.
Zum Beispiel:
E Mail Antworten formulieren
Informationen zusammenfassen
Meeting Notizen strukturieren
Recherche vorbereiten
Projektinformationen ordnen
Ideen für Präsentationen entwickeln
Das sind keine spektakulären KI Anwendungen, aber genau dort entsteht häufig der größte Nutzen.
Denn viele dieser Aufgaben wiederholen sich jeden Tag.
Wenn Mitarbeitende hier nur wenige Minuten sparen, summiert sich das schnell.
WICHTIGER HINWEIS ZUR NUTZUNG IM UNTERNEHMEN
Beim Einsatz von ChatGPT im Unternehmen sollte immer darauf geachtet werden, keine sensiblen Daten einzugeben.
Dazu gehören zum Beispiel:
Kundennamen
Unternehmensnamen
Adressen
interne Dokumente
vertrauliche Projektinformationen
Stattdessen empfiehlt es sich, mit Platzhaltern oder neutralen Begriffen zu arbeiten.
Beispiele:
Kunde A
Projekt X
Unternehmen Y
Produkt Z
Die tatsächlichen Informationen können später manuell ergänzt werden.
So lässt sich KI im Arbeitsalltag sinnvoll nutzen, ohne sensible Daten preiszugeben.
DER NÄCHSTE SCHRITT
Wenn Mitarbeitende verstanden haben, wo KI sie im Alltag unterstützen kann, entsteht oft eine neue Frage.
Wie formuliert man eigentlich gute Prompts, damit die Ergebnisse wirklich hilfreich sind.
Genau darum geht es im nächsten Beitrag.
Dort zeige ich einen einfachen Prompt, mit dem Mitarbeitende E Mails deutlich schneller und klarer formulieren können.
Ein kleines Werkzeug mit erstaunlich großer Wirkung im Arbeitsalltag.
Unterstützung bei der Einführung im Unternehmen
Die Beispiele in diesem Beitrag zeigen, wie KI bereits mit einfachen Mitteln im Arbeitsalltag unterstützen kann. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass ohne klare Struktur, klare Regeln und eine sinnvolle Einführung schnell Unsicherheit entsteht.
Wenn Sie das Thema KI in Ihrem Unternehmen geordnet angehen möchten, unterstütze ich Sie gerne bei Analyse, Strukturierung, Schulung und der Entwicklung sinnvoller Anwendungsfälle.
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